Digitales Sekretariat

Es ist erschreckend mit wie viele Elan man nach den Sommerferien wieder durch die Schule läuft und dabei ganz neue Bereiche entdeckt. Die vielen grauen Kästen mit Vorlagen für irgendwelche Mitteilungen an das Sekretariat, den Vertretungsplan, die Hausmeister, … standen schon immer da.

Warum man das ganze Zettelchaos nicht auf e-Mail umstellt? Eigentlich zeitgemäß – wäre da nicht die Stolperfalle, dass man dann ganz ohne vorgegebene Eintragungsfelder irgendwas Wichtiges garantiert vergisst. Und woher weiß man dann, wer der Absender war?

Also doch eine technisch kompliziertere Lösung: Admin kann online per Platzhalter einfach Formulare basteln. Lehrkräfte und Schüler können diese ausfüllen und landen dann direkt im digitalen Schulfach bei der Person, an die sie gehen sollten. Die macht noch den Haken bei „okay“  oder „bearbeitet“ und der Formularsteller sieht das Ergebnis. Alles online, ganz ohne Papier und eigentlich wohl auch noch schneller.

Die folgende Ausgestaltung entstand beim Treffen der Top-20-Schulen 2017 und soll um weitere Anregungen und Wünsche ergänzt werden!

Funktionen

  • Formulare für Abläufe in der Schule online ausfüllen und verschicken
  • Formulare landen als Ticket in der Verwaltung, wobei einzelne Personen, die parrallel bzw. nacheinander den Antrag abarbeiten können (bspw. erst Schulleitung, dann Hausmeister, dann …)
  • Nach Bearbeitung Antwort bei Antragsteller (währenddessen Zwischenstatus)

Notwendige Fähigkeiten

  • Fomulargenerator mit Freifeldern und Auswahlmöglichkeiten
  • Pflichtfelder vorsehen (auf Papier neben Schrift das häufigste Ärgernis)
  • Es muss erkennbar sein, wann das Ticket spätestens bearbeitet werden muss – möglichst automatisiert
  • Formular wird an Adressat(en) gekoppelt
  • Erledigt- Genehmigungsvermerk kommt an Antragsteller
  • Bearbeiter erhält Antrag in Ticketliste
  • Einstellbar (bei Formularerstellung), welche Stelle das Ticket sieht und wer primär für die Bearbeitung und ggf. in welcher Reihenfolge zuständig ist.
  • Es gibt Tickets die nach festem Ablaufschema verschiedene Stellen durchlaufen (evtl. im Kreis, d.h. Erstbearbeitung erhält Antrag zurück)
  • Es gibt verschiedene Ansichten (Sortierung/Selektion) für die Ticketliste (Dringlichkeit, Kategorie, Antragsteller, Zuständigkeit)
  • Druckansicht für einzelne Tickets für Antragsteller und Bearbeiter

Mögliche Erweiterung:

  • Möglichkeit, den Antrag in Kopie an bestimmte Person zu senden

1 thought on “Digitales Sekretariat

  1. Das klingt nach einer tollen Idee. Als ITB würde es mir viel Arbeit ersparen, um Anfragen und Störungsmeldungen entgegenzunehmen,weil sie zentral und mit Absender ankommen.

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