Dateiverteilung

Der Titel „Dateiverteilung“ trifft es nicht ganz, andere Gedanken waren „digitales Fach“, „Online-Box“, „Private Box“, … – wir freuen uns über Vorschläge, die es vielleicht besser treffen als Kommentar oder auch Rückmeldungen dazu, welcher Titel am besten passt.

Hintergrund der Dateiverteilung ist es, dass im schulischen Kontext es immer wieder Situationen gibt, in denen an jede Lehrkraft und jeden Schüler bzw. jede Schülerin ein einzelnes Blatt verteilt werden muss:

  • im einfachsten Fall für alle dasselbe Blatt,
  • im mittleren Fall unterschiedliche, aber empfängerfreie Blätter (bspw. mit zufälligen Zugangsdaten für andere Systeme), so dass es beliebig ist, wer welches bekommt und
  • im schlimmsten Fall für jeden ein persönliches Dokument.

Das führt bei größeren Systemen immer zum Ausdruck von mehreren hundert, wenn nicht sogar mehreren tausend Blätter. Das muss nicht sein.

Gesucht war somit ein System:

  • dass jedem Nutzer genau eine Datei zur Verfügung stellen kann, die auch pro User unterschiedlich sein dürfen
  • die Verteilung übernimmt und direkt auf neue Inhalte hinweist
  • die Dateien sicher ablegt und sicher ausliefert (daher fiel einfache Mail-Verteilung raus, zudem welche Schule besitzt alle gültigen Mailadressen von Schülern, die nicht weitergeleitet werden?)

Herausgekommen ist dabei eine aktuell schon einfach umgesetzte, neue Kachel im Schulportal namens „Dateiverteilung“. Die Administrationsoberfläche ist dabei gewohnt einfach gehalten:

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Trotzdem gibt es dabei mehrere Punkte zu beachten:

  • Die zu verteilenden Dokumente müssen schon als einzelne Dateien vorliegen. Man kann nicht eine große Datei uploaden, sondern muss die u.U. angelieferte, große Datei in kleine PDF-Dateien zerlegen. Bei allen meinen Tests, hat es PDFsam („PDF split and merge“) zuverlässig gemacht. Bei größeren Dateien (>1.000 Seiten) dauert der Prozess zwar schon seine Zeit, das liegt aber in der Sache begründet.
  • Während PDFsam die Dateien zerlegt, kann man über die Administrationsoberfläche eine neue Dateiverteilung anlegen. Die ersten sechs Angaben sind dabei gewohnt. Der Titel und der Hinweis wird dabei beim Dateidownload dem jeweiligen User angezeigt.
  • Wichtiger sind die letzten drei Angaben:
    • Verteilungsart
      Möchte man jedem ein eigenes, zufälliges Dokument, jedem ein eigenes, persönliches Dokument oder auch nur jedem dasselbe Dokument bekanntmachen, so wählt man hier die entsprechende Einstellung [persönliches Dokument ist noch nicht umgesetzt].
    • Dateinamenvorlage
      Je nach Art der Verteilung muss man hier noch den Dateinamenaufbau eintragen, den alle hochzuladenden Dateien haben. Meist sind die Dateien in irgendeiner Form nummeriert. Dann trägt man hier den Dateinamen ein und anstatt der Stelle, an der die Zahl käme schreibt man %i% (bspw. 1_lul.pdf, 2_lul.pdf, … wird zu %i%_lul.pdf; lul-1-t.pdf, lul-2-t.pdf, …. wird zu lul-%i%-t.pdf).
    • Startzahl
      Falls es nicht mit der 1 in der Datei startet, sondern mit …
  • Darüber hinausgehend ist noch geplant eine URL und einen Text für diese einbinden zu können. Dies wird dann neben dem Download angezeigt – kann je nach Aufgabenstellung nützlich sein.
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  • Nachdem die Dateiverteilung erstellt wurd, kann man unter „Optionen“ Dateien zu dieser hochladen. Das kann eine, aber auch mehrere 1000 Dateien sein, die sehr einfach hochgeladen werden können. Einfach die Dateien auf dem PC selektieren und per Drag-and-Drop auf das Upload-Feld ziehen. Der Upload startet automatisch und arbeitet die Dateien stückweise ab.
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Zum Spielen und Testen darf der Bereich gerne schon genutzt werden. Live ist noch etwas schwierig, da das Löschen noch nicht umgesetzt wurde und auch die Auswertung nach Gruppen (nicht individuell!) noch nicht umgesetzt ist.

Wer nur sicherstellen möchte, dass jeder die Chance hat die Datei zu bekommen, kann gerne schon damit starten. Ich empfehle vor dem Einsatz den kurzen Kontakt zu uns, um kurz mögliche Schwierigkeiten zu klären. Natürlich kann man damit nicht nur eine Datei an eine Zielgruppe, sondern beliebig viele Dateien auf einmal an die Zielgruppe verteilen. Existiert eine Datei, die man noch nicht heruntergeladen hat, so zeigt sich dies auf der Startseite des Schulportals natürlich wie gewohnt (direkt im Start-Ordner):

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Wir freuen uns – wie immer – über ihre Anregungen, Gedanken und Erweiterungen (und vielleicht auch über einen deutlich treffenderen Titel für diese Funktion).

7 Gedanken zu „Dateiverteilung

  1. Es wäre wünschenswert, wenn man Dateien dort speichern kann, die die Kollegen nachher weiter bearbeiten können. (z.B. Word Dateien) Das betrifft beispielsweise viele Formulare, die in der Schule zur Anwendung kommen.

  2. Ich denke, dass das dann nicht mehr die Dateiverteilung trifft, die oben skizziert wird.

    Dabei würde es dann ja eher um eine Dateibereitstellung gehen:

    • Tooladmin lädt Datei mit Zielgruppenangabe (Lehrer, Stufe X), Titel, Beschreibung und Ordnerangabe hoch.
    • Jeder (entsprechend den Zielgruppenangaben) kann diese herunterladen.
    • Hierbei tritt wiederum die Frage des Speicherplatzes auf, die dann ähnlich zur Klassenpinnwand-Speicherplatz-Frage gelöst werden müsste.

    Dazu ergeben sich noch zahlreiche weitere Problemstellungen: Wer darf hochladen? Dürfen in verschiedene Ordner verschiedene hochladen? Wer darf löschen? Wie kann man Dateien von einem in den anderen Ordner kopieren/verschieben? …

  3. Ich glaube, dass das ein Punkt ist, den man einfacher über die eigene Homepage gesteuert bekommt: Ein Verzeichnis per .htaccess-Datei sperren, dort eine entsprechende index.html mit den Links zu den Dateien zum Download (oder Unterseiten) ablegen und per „.htaccess-Schulportal-Login auf dem eigenen Server“ (https://portal.lanis-system.de/lanis-downloads.php?d=40005) absichern.
    Das ist auf dem eigenen Webspace ein Aufwand von wenigen Minuten und die Einrichtung der Schnittstelle zwischen der eigenen Homepage und dem Schulportal ist ebenso schnell eingerichtet. Bei Interesse an dieser Lösung kann ich dazu auch noch ein Erklärungsvideo anbieten.

  4. Funktioniert gut, danke!
    Wie kann man realisieren, dass eine Datei länger als 3 Monate abrufbar bleibt? Erneutes Hochladen ist vielleicht nicht ganz so elegant. Bedarf besteht beispielsweise für Konferenzprotokolle etc.

    Lieben Gruß aus Biedenkopf

  5. Die Dateiverteilung ist von einer Dateiablage zu unterscheiden. Hauptziel der Dateiverteilung ist hinterher zu wissen, wie viele das Dokument abgerufen haben, da es gerade aktuell ist.

    Die Dateiablage ließe sich über die Klassenpinnwand (ja, eine Pinnwand dann für Lehrkräfte) realisieren.

  6. Hi,
    teste die Ablage seit ein paar Wochen. Mir gefällt die Lösung. Allerdings gelingt es mir nicht, einzelnen KollegInnen über ihr Kürzel Dateien zuzuweisen. Habe ich etwas übersehen?

    Grüße aus Marburg

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