Aktuell bastel ich (privat) an einer einfachen Dateiablage, die direkt mit den Lehrkräften (1) aus SPH-PaedOrg (2) arbeiten kann und sich gut mit SPH-PaedNet (3)  kombinieren lässt (und genau diese 3 Angaben sind der Grund, warum es keine fertige Lösung gab).

Ziele waren ursprünglich:

• ausgewählte Ordner aus den frei zugreifbaren Netzlaufwerken von SPH-PaedNet (also nicht den privaten Ordnern dort) online verfügbar zu machen – bei uns haben bspw. viele Fächer dort einen Austauschordner
• eine separate Dateiablage (bspw. Formulare, Geko-Protokolle, etc.) auf der Schulhomepage überflüssig zu machen

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Eher als Abfallprodukt bin ich gerade bei einem neuen, kleinen Tool gelandet.

Hintergrund: Seit diesem Schuljahr helfe ich bei der Organisation des W(P)U-Angebotes meiner Schule. Die Wahlen dazu fanden über das Wahl-Tool im letzten Schuljahr statt (ebenso die Ausschreibung und Verteilung). Zum neuen Schuljahr gab es einige Klassenwechsel und viele neu hinzugekommene Schüler.

Und dann fiel die Bemerkung meiner stellvertretenden Schulleiterin, dass wir jetzt uns aus der LUSD die Schüler-Kurs-Zuordnung ausgeben müssen, um dann händisch durch die Listen zu schauen, wer noch keinem WPU-Kurs zugeordnet ist. Das ist zum einen sehr unübersichtlich und zum anderen auch natürlich fehleranfällig.

Also den Excel-Export genommen und ein bisschen gebastelt, bis ich diesen zerlegen konnte. Dadurch ergibt sich jetzt auch eine (halbwegs?) schöne Möglichkeit, solche Suchen direkt im Schulportal durchzuführen: “Zeige mir alle Schüler der 9. Stufe an, die nicht in Kurs X, Y, Z sind” (oder auch: “Alle, die in mehr als einem dieser Kurse sind”).

Als Abfallprodukt hatte ich dadurch die kompletten Kurslisten mit den Schülern und den Lehrern. Und dann saß ich im Lehrerzimmer, wo eine geschätzte Kollegin darüber jammerte, dass sie wieder hunderte Namen per Hand in ihre Notenlisten eintragen muss, da unsere Ausdrucke (auch aus der LUSD) nicht den passenden Abstand für ihren Schulkalender haben.

Insofern ließ sich jetzt das Abfallprodukt so umwandeln, dass man direkt mit dem passenden Zeilenabstand im Schulportal die Liste zum Einkleben per 1-Klick generieren kann.

Hätte auch für die Schulleitung den Vorteil, dass man direkt die Rückmeldung von den Lehrern bekommen kann: “Hey, da sitzen aber zwei mehr bei mir drin!” oder “… da fehlt aber …”. Wenn dann die Kurse in der LUSD überarbeitet und neu importiert, sieht die Lehrkraft auch gleich, dass alles stimmt.

Ich denke, dass beide Funktionen nicht nur bei meiner Schule sinnvoll wären und werde versuchen am Montag es bereits in einer ersten Version ins Schulportal zu integrieren. Weitere Wünsche und Rückmeldungen zu diesem schnell gebauten Modul nehme ich natürlich gerne entgegen.

Immer mehr Schulen veröffentlichen auf ihren Homepages Fotos der einzelnen Lehrkräfte – mit Namen,Kürzel, Funktion und der e-Mail-Adresse. Und immer mehr Kollegen weigern sich ein Foto abzugeben. Die Gründe dafür sind vielfältig und auch verständlich. Das hauptsächliche Argument ist dabei, dass die Fotos dann weltweit im Internet stehen.

Insofern doch eigentlich auch einfach lösbar (Achtung: 2 Lösungen):

• die Lehrerfotowand kommt in ein per .htaccess geschütztes Verzeichnis, der Zugriff darauf erfolgt über das Schulportal
• im Schulportal könnte man ein neues Modul schaffen, dass genau diese Funktionalität bieten (und natürlich einige sinnvolle Ergänzungen dazu)

Es ist erschreckend mit wie viele Elan man nach den Sommerferien wieder durch die Schule läuft und dabei ganz neue Bereiche entdeckt. Die vielen grauen Kästen mit Vorlagen für irgendwelche Mitteilungen an das Sekretariat, den Vertretungsplan, die Hausmeister, … standen schon immer da.

Warum man das ganze Zettelchaos nicht auf e-Mail umstellt? Eigentlich zeitgemäß – wäre da nicht die Stolperfalle, dass man dann ganz ohne vorgegebene Eintragungsfelder irgendwas Wichtiges garantiert vergisst. Und woher weiß man dann, wer der Absender war?

Also doch eine technisch kompliziertere Lösung: Admin kann online per Platzhalter einfach Formulare basteln. Lehrkräfte und Schüler können diese ausfüllen und landen dann direkt im digitalen Schulfach bei der Person, an die sie gehen sollten. Die macht noch den Haken bei “okay”  oder “bearbeitet” und der Formularsteller sieht das Ergebnis. Alles online, ganz ohne Papier und eigentlich wohl auch noch schneller.

Die folgende Ausgestaltung entstand beim Treffen der Top-20-Schulen 2017 und soll um weitere Anregungen und Wünsche ergänzt werden!

Funktionen

• Formulare für Abläufe in der Schule online ausfüllen und verschicken
• Formulare landen als Ticket in der Verwaltung, wobei einzelne Personen, die parrallel bzw. nacheinander den Antrag abarbeiten können (bspw. erst Schulleitung, dann Hausmeister, dann …)
• Nach Bearbeitung Antwort bei Antragsteller (währenddessen Zwischenstatus)

Notwendige Fähigkeiten

• Fomulargenerator mit Freifeldern und Auswahlmöglichkeiten
• Pflichtfelder vorsehen (auf Papier neben Schrift das häufigste Ärgernis)
• Es muss erkennbar sein, wann das Ticket spätestens bearbeitet werden muss – möglichst automatisiert
• Formular wird an Adressat(en) gekoppelt
• Erledigt- Genehmigungsvermerk kommt an Antragsteller
• Bearbeiter erhält Antrag in Ticketliste
• Einstellbar (bei Formularerstellung), welche Stelle das Ticket sieht und wer primär für die Bearbeitung und ggf. in welcher Reihenfolge zuständig ist.
• Es gibt Tickets die nach festem Ablaufschema verschiedene Stellen durchlaufen (evtl. im Kreis, d.h. Erstbearbeitung erhält Antrag zurück)
• Es gibt verschiedene Ansichten (Sortierung/Selektion) für die Ticketliste (Dringlichkeit, Kategorie, Antragsteller, Zuständigkeit)
• Druckansicht für einzelne Tickets für Antragsteller und Bearbeiter

Mögliche Erweiterung:

• Möglichkeit, den Antrag in Kopie an bestimmte Person zu senden

Nachdem wir hierbei nicht richtig weit gekommen sind, starten wir bald mit einer kleinen Version und nicht mit dem großen Wurf. Insofern wird es um die digitale Abfrage sowie das Unterschriftenformular gehen. Wie es aktuell aussieht? Das Formular kann man halbwegs einfach gestalten und ergibt dann mit Kontrollfunktion eine entsprechende Auswahl.

Anschließend folgt die einmalige Speicherung und der Ausruck des Unterschriftenformulars. Für den Tooladmin gibt es noch die Möglichkeit externe Schüler hinzuzufügen und alles als CSV zu exportieren.

Der Formulardesigner ist dabei zwar nicht besonders schön, erfüllt aber sehr einfach und schnell die Anforderungen.

Wir freuen uns über weitere Rückmeldungen.

Ursprünglicher Beitrag

Nachdem (mittlerweile) vor Jahren schon in Rahmen der Wahltool-Fortbildungen die Idee und Konzepte für ein Oberstufenwahltool formuliert wurden, sind wir an der Stelle angekommen, dass wir diese große Lösung nicht umsetzen können.

Für die meisten Oberstufenleiter wäre es aber schon eine weitgehende Erleichterung, wenn

• die (einzeln aktivierten) Schüler online ihre Wünsche eintragen könnten,
• manuell weitere, schulfremde Schüler hinzugefügt werden können,
• nur eine einmalige Wunschabgabe mit automatisch erstelltem Unterschriftenblatt umgesetzt und
• abschließend ein Export (CSV) von Schülern mit den entsprechenden Wünschen erstellbar ist.

Dazu kommt natürlich noch die eigentliche Wunschabgabe, die sich dabei in einfache Blöcke und Regeln bünden lässt:

• Zwei Wahldurchgänge: Vorwahl zur Abklärung, welche Kurse stattfinden werden!
• Festgelegte Stunden für M, D, E sowie Stundenanzahl (12) – einstellbar
• Blöcke für … mit jeweils muss … bis ggf. kann-Stundenanzahl (je Fach hinterlegte Stundenanzahl)
  • Naturwissenschaften
  • Ethik/Religion
  • Sprachen
  • Kunst/Musik
  • PoWi
  • Sonstiges
• Bis zu drei LK-Leisten definierbar
• LKs können nicht als GK zusätzlich gewählt werden
• Festlegbare  Regeldefinition für den gegenseitigen Ausschluss
  LKD -> D
  evR -> kaR, Eth
• Festlegbare Maximal- und Minimalstundenanzahl

Was fehlt für das eigentliche Wählen?

Auf der gestrigen MedienBildungsMesse ist die Idee für einen Arbeits- und Klausurplaner entstanden – mittlerweile erweitert um die Ideen des Top-20-Treffens 2017. Ziel ist es den Lernenden dadurch im Schulportal einfach die nächsten Klausurtermine anzuzeigen und gleichzeitig die Organisation und Verwaltung dieser Termine zu optimieren. Die dabei entstandenen Gedanken waren:

• bei den Schülern
  • Anzeige der nächsten drei Terminen direkt auf der Kachel
  • tabellarische Schuljahresansicht
  • Exportfunktionen: PDF, ics, ics-Abonnement
  • Automatische Darstellung auch im Schulkalender für die Lernenden
• bei den Lehrkräften
  • Ansicht einer Wochenübersicht nach Klasse selektiert, wie viele (und welche) Arbeiten/Klausuren geschrieben werden sowie alle (ohne Klassenselektion)
  • Eintragung neuer Arbeits-/Klausurtermine mit Zielgruppen (Klassen/Lerngruppen) sowie den jeweils beiteiligten Lehrkräften
  • automatische Darstellung der Arbeit bei den beteiligten Lehrkräften im Kalender
  • Arbeits-/Klausurtermine müssen durch Terminadministratoren noch bestätigt werden
  • Automatische Überprüfung beim Einfügen und Bestätigen auf Verstöße gegen
    die Arbeits-/Klausurregelungen (optional)
• Eintragungshelfer (nur Lehrkräfte)
  • können in bestimmten Zeitraum für eine Stufe eines Zweiges für alle Fächer Klausuren eintragen
• bei den Eltern (vorausgedacht)
  • Ansicht der Termine der eigenen Kinder
• bei den Tooladmins
  • Bestätigen von Vorschlägen
  • Einfügen sofort bestätigter Termine
  • Verstoßen gegen Arbeits-/Klausurregeln
• bei den Administratoren
  • Einfügen von Eintragungshelfer
  • Einstellen, für welche Stufen/Klassen diese jeweils zuständig sind (manuelle Klassenauswahl und automatische Auswahl per Inhalt wie bspw. “R” für alle Realschulklassen)
  • Ein-/Ausschalten der Überprüfungsregeln (Prüfung, ob in einer Woche bereits 3 Arbeiten eingetragen sind, kann durch das System erfolgen, muss aber berücksichtigen, dass bei äußerer Differenzierung für eine Klasse an jedem Tag eine Arbeit geschrieben werden kann, wenn Parallelkurse in derselben Woche aber an unterschiedlichen Tagen schreiben – insofern geht nur ein Hinweis, gegen den Verstoßen werden kann)
  • Kann Kalender-Verknüpfung aktivieren und bspw. Art “Ferien” direkt deaktivieren
  • Kann Termine blockieren (Ferien, Feiertage, Fristen vor Konferenzen, etc.)
  • Kann Vorschlagswochen für einzelne Fächer eintragen
  • Export: Liste mit LUSD-Lerngruppen sowie Spalten “Klausur 1”, “Klausur 2”, etc.
  • Import: Liste mit LUSD-Lerngruppen sowie Spalten “Klausur 1”, “Klausur 2”, etc.

Schwierige Wünsche (da die dazu notwendigen Querverbindungsdaten fehlen):

• Möglichkeiten schaffen, dass einer von parallel arbeitenden Kollegen alle Arbeiten einträgt (Tooladmin hinterlegt, welche Fächer zum gleichen Termin geschrieben werden können, da keine Schnittmengen der Schüler (z.B. Reli und Ethik, Französisch oder Latein, WP oder WU, E-/G- Differenzierung in derselben Klasse))
• Möglichkeit, direkt Raumbelegung für den gewählten Tag anzuzeigen und Klassenarbeitsraum zu blocken, dazu im RuMBs eine neue Kategorie/Subkategorie „Arbeitsraum“ o. ä. schaffen, damit nur diese Räume angezeigt werden und neben der Klassenarbeitsformular einblenden
• Auswertungsmöglichkeit: Notenspiegel eintragen (Rückmeldung an SL), Evtl. Benutzerrolle SL nötig (auch für Auswertungen zu Fehlzeiten usw.)

Und auch hierbei die Frage: Was fehlt? Woran haben wir nicht gedacht? Wie sollten die einzelnen Funktionen aussehen? Braucht man solch ein System überhaupt?

Wir freuen uns daher sehr über Kommentare/Anregungen zu diesem Beitrag.