Digitales Sekretariat

Es ist erschreckend mit wie viele Elan man nach den Sommerferien wieder durch die Schule läuft und dabei ganz neue Bereiche entdeckt. Die vielen grauen Kästen mit Vorlagen für irgendwelche Mitteilungen an das Sekretariat, den Vertretungsplan, die Hausmeister, … standen schon immer da.

Warum man das ganze Zettelchaos nicht auf e-Mail umstellt? Eigentlich zeitgemäß – wäre da nicht die Stolperfalle, dass man dann ganz ohne vorgegebene Eintragungsfelder irgendwas Wichtiges garantiert vergisst. Und woher weiß man dann, wer der Absender war?

Also doch eine technisch kompliziertere Lösung: Admin kann online per Platzhalter einfach Formulare basteln. Lehrkräfte und Schüler können diese ausfüllen und landen dann direkt im digitalen Schulfach bei der Person, an die sie gehen sollten. Die macht noch den Haken bei „okay“  oder „bearbeitet“ und der Formularsteller sieht das Ergebnis. Alles online, ganz ohne Papier und eigentlich wohl auch noch schneller.

Die folgende Ausgestaltung entstand beim Treffen der Top-20-Schulen 2017 und soll um weitere Anregungen und Wünsche ergänzt werden!

Funktionen

  • Formulare für Abläufe in der Schule online ausfüllen und verschicken
  • Formulare landen als Ticket in der Verwaltung, wobei einzelne Personen, die parrallel bzw. nacheinander den Antrag abarbeiten können (bspw. erst Schulleitung, dann Hausmeister, dann …)
  • Nach Bearbeitung Antwort bei Antragsteller (währenddessen Zwischenstatus)

Notwendige Fähigkeiten

  • Fomulargenerator mit Freifeldern und Auswahlmöglichkeiten
  • Pflichtfelder vorsehen (auf Papier neben Schrift das häufigste Ärgernis)
  • Es muss erkennbar sein, wann das Ticket spätestens bearbeitet werden muss – möglichst automatisiert
  • Formular wird an Adressat(en) gekoppelt
  • Erledigt- Genehmigungsvermerk kommt an Antragsteller
  • Bearbeiter erhält Antrag in Ticketliste
  • Einstellbar (bei Formularerstellung), welche Stelle das Ticket sieht und wer primär für die Bearbeitung und ggf. in welcher Reihenfolge zuständig ist.
  • Es gibt Tickets die nach festem Ablaufschema verschiedene Stellen durchlaufen (evtl. im Kreis, d.h. Erstbearbeitung erhält Antrag zurück)
  • Es gibt verschiedene Ansichten (Sortierung/Selektion) für die Ticketliste (Dringlichkeit, Kategorie, Antragsteller, Zuständigkeit)
  • Druckansicht für einzelne Tickets für Antragsteller und Bearbeiter

Mögliche Erweiterung:

  • Möglichkeit, den Antrag in Kopie an bestimmte Person zu senden

Plätze buchen (in einer Liste)

Um einfach einen Platz in einer Veranstaltung zu buchen, gibt es viele Beispiele in der Schule:

  • Fortbildungen und Workshops am pädagogischen Tag (nur von LuL buchbar)
  • Aufführungen der Theater AG (von LuL, SuS und Öffentlichkeit/Eltern buchbar)
  • Listen für bestimmte Kurse (von SuS buchbar)
  • Der Schulfotograph kommt (von LuL als Klassenlehrer buchbar)
  • Bestellung von Taschenrechnern (von SuS buchbar)

[Für alles Spezielleres gibt es unser Wahl-Tool]

Insofern die Frage: Hängt ihr dabei auch jedes Mal an der Frage, wie man das in der heutigen Zeit richtig umsetzt? Eine tolle Lösung habe ich dabei bisher auch für meine Schule nicht gefunden. Und eigentlich darf es ganz einfach sein:

  • Irgendeinen Titel trägt das Ganze (und eine kurze Beschreibung)
  • Es wird festgelegt, wer buchen kann: LuL, SuS, Öffentlichkeit
  • Es gibt verschiedene Blöcke/Zeitfenster/Termine mit jeweils X Plätzen (und ggf. einer Nachrückliste sowie auch einer kurzen Beschreibung)
  • Im Adminbereich darf der, der das Ganze erstellt hat, Buchungen löschen und Personen von der Warteliste auf die Teilnehmendenliste verschieben und die Listen ausdrucken
  • Die, die gebucht haben, werden informiert: Deine Buchung wurde gelöscht bzw. du nimmst jetzt fest teil.

Was fehlt für deine Schule?

5 Fragen

Vielleicht ist es eine methodische Philosophie, vielleicht aber auch einfach nur eine Art mit der ich gut fahre. In meinen Mathematik-Oberstufenkursen gibt es immer wieder 5-Multiple-Choice-Fragen mit jeweils 5 Antwortmöglichkeiten, von denen 0 bis 5 richtig sein können. Am Anfang häufig von mir nach einigen Stunden hereingegeben, irgendwann von meinen Schülerinnen und Schülern selbst gestellt. In Mathematik finden sich in der Oberstufe auch einige dieser Fragen, um bis zu 30% in der Klausur zu bekommen (als Lösung für die mathematisch nicht herausragend begabten Schülerinnen und Schüler, wenigstens durch Fleiß einige Klausurpunkte zu erlangen).

Das spannende daran ist die Entwicklung über das Schuljahr: Beziehen sich meine Fragen meist sehr direkt auf den Unterricht, entsteht unter den Schülerinnen und Schülern meist der Wettbewerb zu der kreativsten, skurillsten, schwersten Frage – bei der aber noch mindestens eine Antwort richtig ist.

Zu dem Ganzen existiert mittlerweile eine kleine (responsive) Webseite, wo ich für jeden fast jeden Kurs die Fragen zum schnellen Durcharbeiten und Üben anzeigen lasse.

Was mir dabei noch fehlt: Schnell die SuS über neue Fragen informieren, Fragen direkt im Tool einsammeln, vielleicht auch etwas Spionieren können (wer hat wie häufig geübt), …

Jetzt stellt sich mir die Frage: Plane ich das lieber weiter losgelöst als privates Projekt oder gibt es Wünsche die Weiterentwicklung in LANiS-Online zu verlegen.

Was es kann:

  • 5 Fragen mit je 5 Antwortmöglichkeiten einstellen (dabei die richtige Antwort angeben)
  • Fragen dürfen Videos, Bilder, Latex (mathematische Formeln) enthalten …
  • Antworten dürfen Bilder und Latex beinhalten (Videos gaben da bei mir noch keinen Sinn)

Was es in LANiS-Online können müsste:

  • Fragen als Vorlage speichern
  • Fragen bestimmten SuS zuweisen
  • Auswertung
  • Fragen von SuS entgegennehmen (Kontrolle durch Lehrkraft)

Wenn Interesse bestände, könnten wir klein anfangen (5 Fragen mit je 5 Antworten schnell eintragen, an SuS senden, fertig) und schauen, wie es sich entwickelt.

API zu LANiS-Online

Wir werden in nächster Zeit eine kleine API (Schnittstelle) zu LANiS-Online herstellen. Ziel ist es andere Software, aber auch andere Webseiten den Zugriff auf/von LANiS-Online zu ermöglichen und so insgesamt eine vielfältige Welt an Seiten, Tools, Programmen und Apps mit Zugriff von/auf/zu LANiS-Online zu ermöglichen.

Geplante Funktionen, die andere Seiten/Tools/Programme/Apps anstoßen können, sind:

(in grün: Möglichkeiten, was sich damit machen lässt; in rot: Fragen/Bedenken; in gelb: Hinweis)

  • Trust-Token für einen Account abfragen und diesen bei sich speichern (Voraussetzung für die folgenden Aktionen)
  • Abfrage, ob in LANiS-Online etwas Neues vorliegt (mit Rückmeldung des Namens des Tools sowie der Anzahl, ggf. der x neuesten Einträge) -> um es bspw. in Moodle oder Schul-App anzuzeigen
  • Direkt-Login in LANiS-Online von fremden Tool aus -> um direkt in LANiS-Online agieren zu können
  • Aktualisierung und Übertragung der Benutzerdaten einer Schule (je nach Funktionsumfang notwendig)  -> wenn bspw. Klassenlisten im Tool benötigt werden ?? bedingt schulbezogene, schul-eigene Klärung des Datenschutzes mit dem Anbieter
  • Push einer eigenen Aktualisierung der Seite/Tools/Programm, um es auf der entsprechenden Kachel für den Direkt-Login aus LANiS-Online anzuzeigen (nur wenn etwas Neues vorliegt, Sammel-Push über alle Benutzer, nur 1x pro 5 Minuten) -> um auf Neues in anderen Tools reagieren zu können

Geplante Schnittstellen, die LANiS-Online bei der anderen Seite/Tool/Programm/App bietet:

  • Bereitstellung des Trust-Tokens
  • Direkt-Login in das andere Tool/Seite -> um auch dort direkt agieren zu können
  • Anfrage, ob sich dort etwas geändert hat (1x/h) -> Alternativ zum Push des Neuen (s. oben)

Auf Seiten von LANiS-Online muss sich daher auch noch eine Seite befinden, auf der man

  1. nachschauen kann, welche Trust-Tokens für den Account gerade an welche Anwendung vergeben sind und
  2. diese auch wieder löschen können muss.

Eine Fremdsteuerung der bisher vorhandenen Tools werden wir dabei aus vielfältigen Gründen nicht anbieten können.

Umsetzen werden wir die Schnittstelle mit einem Rest-Service (also einfache HTTP-Requests und JSON-Antworten), da sich beides heutzutage in jeder Programmiersprache gut und einfach umsetzen lässt.

Was würde euch bei einer solchen Schnittstelle fehlen? Wer hätte Lust direkt von Anfang an Zugriff auf diese zu eigenen Testzwecken zu bekommen?

Oberstufen-Kurswahl

Nachdem wir hierbei nicht richtig weit gekommen sind, starten wir bald mit einer kleinen Version und nicht mit dem großen Wurf. Insofern wird es um die digitale Abfrage sowie das Unterschriftenformular gehen. Wie es aktuell aussieht? Das Formular kann man halbwegs einfach gestalten und ergibt dann mit Kontrollfunktion eine entsprechende Auswahl.

Anschließend folgt die einmalige Speicherung und der Ausruck des Unterschriftenformulars. Für den Tooladmin gibt es noch die Möglichkeit externe Schüler hinzuzufügen und alles als CSV zu exportieren.

Der Formulardesigner ist dabei zwar nicht besonders schön, erfüllt aber sehr einfach und schnell die Anforderungen.

Wir freuen uns über weitere Rückmeldungen.

 

Ursprünglicher Beitrag

Nachdem (mittlerweile) vor Jahren schon in Rahmen der Wahltool-Fortbildungen die Idee und Konzepte für ein Oberstufenwahltool formuliert wurden, sind wir an der Stelle angekommen, dass wir diese große Lösung nicht umsetzen können.

Für die meisten Oberstufenleiter wäre es aber schon eine weitgehende Erleichterung, wenn

  • die (einzeln aktivierten) Schüler online ihre Wünsche eintragen könnten,
  • manuell weitere, schulfremde Schüler hinzugefügt werden können,
  • nur eine einmalige Wunschabgabe mit automatisch erstelltem Unterschriftenblatt umgesetzt und
  • abschließend ein Export (CSV) von Schülern mit den entsprechenden Wünschen erstellbar ist.

Dazu kommt natürlich noch die eigentliche Wunschabgabe, die sich dabei in einfache Blöcke und Regeln bünden lässt:

  • Zwei Wahldurchgänge: Vorwahl zur Abklärung, welche Kurse stattfinden werden!
  • Festgelegte Stunden für M, D, E sowie Stundenanzahl (12) – einstellbar
  • Blöcke für … mit jeweils muss … bis ggf. kann-Stundenanzahl (je Fach hinterlegte Stundenanzahl)
    • Naturwissenschaften
    • Ethik/Religion
    • Sprachen
    • Kunst/Musik
    • PoWi
    • Sonstiges
  • Bis zu drei LK-Leisten definierbar
  • LKs können nicht als GK zusätzlich gewählt werden
  • Festlegbare  Regeldefinition für den gegenseitigen Ausschluss
    LKD -> D
    evR -> kaR, Eth
  • Festlegbare Maximal- und Minimalstundenanzahl

Was fehlt für das eigentliche Wählen?

Arbeits- und Klausurplaner

Auf der gestrigen MedienBildungsMesse ist die Idee für einen Arbeits- und Klausurplaner entstanden – mittlerweile erweitert um die Ideen des Top-20-Treffens 2017. Ziel ist es den Lernenden dadurch im Schulportal einfach die nächsten Klausurtermine anzuzeigen und gleichzeitig die Organisation und Verwaltung dieser Termine zu optimieren. Die dabei entstandenen Gedanken waren:

  • bei den Schülern
    • Anzeige der nächsten drei Terminen direkt auf der Kachel
    • tabellarische Schuljahresansicht
    • Exportfunktionen: PDF, ics, ics-Abonnement
    • Automatische Darstellung auch im Schulkalender für die Lernenden
  • bei den Lehrkräften
    • Ansicht einer Wochenübersicht nach Klasse selektiert, wie viele (und welche) Arbeiten/Klausuren geschrieben werden sowie alle (ohne Klassenselektion)
    • Eintragung neuer Arbeits-/Klausurtermine mit Zielgruppen (Klassen/Lerngruppen) sowie den jeweils beiteiligten Lehrkräften
    • automatische Darstellung der Arbeit bei den beteiligten Lehrkräften im Kalender
    • Arbeits-/Klausurtermine müssen durch Terminadministratoren noch bestätigt werden
    • Automatische Überprüfung beim Einfügen und Bestätigen auf Verstöße gegen
      die Arbeits-/Klausurregelungen (optional)
  • Eintragungshelfer (nur Lehrkräfte)
    • können in bestimmten Zeitraum für eine Stufe eines Zweiges für alle Fächer Klausuren eintragen
  • bei den Eltern (vorausgedacht)
    • Ansicht der Termine der eigenen Kinder
  • bei den Tooladmins
    • Bestätigen von Vorschlägen
    • Einfügen sofort bestätigter Termine
    • Verstoßen gegen Arbeits-/Klausurregeln
  • bei den Administratoren
    • Einfügen von Eintragungshelfer
    • Einstellen, für welche Stufen/Klassen diese jeweils zuständig sind (manuelle Klassenauswahl und automatische Auswahl per Inhalt wie bspw. „R“ für alle Realschulklassen)
    • Ein-/Ausschalten der Überprüfungsregeln (Prüfung, ob in einer Woche bereits 3 Arbeiten eingetragen sind, kann durch das System erfolgen, muss aber berücksichtigen, dass bei äußerer Differenzierung für eine Klasse an jedem Tag eine Arbeit geschrieben werden kann, wenn Parallelkurse in derselben Woche aber an unterschiedlichen Tagen schreiben – insofern geht nur ein Hinweis, gegen den Verstoßen werden kann)
    • Kann Kalender-Verknüpfung aktivieren und bspw. Art „Ferien“ direkt deaktivieren
    • Kann Termine blockieren (Ferien, Feiertage, Fristen vor Konferenzen, etc.)
    • Kann Vorschlagswochen für einzelne Fächer eintragen
    • Export: Liste mit LUSD-Lerngruppen sowie Spalten „Klausur 1“, „Klausur 2“, etc.
    • Import: Liste mit LUSD-Lerngruppen sowie Spalten „Klausur 1“, „Klausur 2“, etc.

Schwierige Wünsche (da die dazu notwendigen Querverbindungsdaten fehlen):

  • Möglichkeiten schaffen, dass einer von parallel arbeitenden Kollegen alle Arbeiten einträgt (Tooladmin hinterlegt, welche Fächer zum gleichen Termin geschrieben werden können, da keine Schnittmengen der Schüler (z.B. Reli und Ethik, Französisch oder Latein, WP oder WU, E-/G- Differenzierung in derselben Klasse))
  • Möglichkeit, direkt Raumbelegung für den gewählten Tag anzuzeigen und Klassenarbeitsraum zu blocken, dazu im RuMBs eine neue Kategorie/Subkategorie „Arbeitsraum“ o. ä. schaffen, damit nur diese Räume angezeigt werden und neben der Klassenarbeitsformular einblenden
  • Auswertungsmöglichkeit: Notenspiegel eintragen (Rückmeldung an SL), Evtl. Benutzerrolle SL nötig (auch für Auswertungen zu Fehlzeiten usw.)

Und auch hierbei die Frage: Was fehlt? Woran haben wir nicht gedacht? Wie sollten die einzelnen Funktionen aussehen? Braucht man solch ein System überhaupt?

Wir freuen uns daher sehr über Kommentare/Anregungen zu diesem Beitrag.

Direkt-Login vom Schulportal aus mit …?

Wir haben in den letzten Wochen die Direkt-Login-Möglichkeiten des Schulportals konsequent ausgebaut: Beim Schulportal anmelden und danach direkt als bereits angemeldeter Benutzer andere Webseiten aufrufen.

Dabei haben wir nicht nur nach weiteren Anbietern geschaut, sondern auch die Interaktion mit der eigenen Schulhomepage berücksichtigt. Mittlerweile haben uns per Telefon und per Ticketsystem einige Anfragen erreicht, welche Systeme wir noch „anbinden“ sollten. Die Anfragen dazu laufen bereits bei den jeweiligen Anbietern und wir hoffen, dass wir dabei auf viel positive Resonanz stoßen werden.

Gleichzeitig möchten wir das gerne als Anlass nutzen: Welche Online-Dienste, Webseiten oder Angebote sollten ebenso noch per Direkt-Login aus dem Schulportal angebunden werden?

Wir freuen uns über Ihre Wünsche direkt hier als Kommentar, per Telefon oder auch per Ticket.